نکاتی درباره استفاده از تلفن

همه ما انسان ها تا حد زیادی ادعای استفاده درست از دستگاه تلفن را داریم ولی این در حالیست که پس از مطالعه این مقاله تازه پی می بریم که تا کنون به چه میزان از دستگاه تلفن در گفت و گوی های خود استفاده مطلوب داشته ایم. پس اکیداً توصیه می کنیم که حتماً حتماً مقاله زیر را مطالعه و بکار ببندید.

۱- تعریف یک صدای مناسب پشت تلفن و در دفتر کار

گرم- دوستانه- کاری و اثربخش

۲- پاسخگو باید با درنظر گرفتن موقعیت شغلی مدیر خود صحبت کند.

مشکلات پاسخ گویی تلفن: تلفن شما را از مزایای زبان بدن- میمیک صورت و ارتباط چشمی محروم می کند پس باید با جایگزین کردن لحن مناسب و کلام درست و صریح این مورد را جبران کرد.

۳- با درنظر گرفتن این که کیفیت آوایی افراد با هم متفاوت است و بعضی ها به صورت ژنتیک از کیفیت آوایی بهتری نسبت به دیگران برخوردارند، ولی ارتباط کلامی یک هنر است که می توان با تمرین آن را فرا گرفت.

نکات مهم:

الف) صحبت کردن با تلفن و صحبت کردن، با شخص دیگری در دفترتان کاری نادرست نیست.

ب) وقتی پشت خط هستید تمرکز کنید.

ج) صحیح نیست برای کار اداری با منزل شخص تماس بگیریم. مگر در مواقع ضروری و در صورت تماس عذرخواهی صمیمانه از شخص و همسر ایشان.

د) نحوه پیغام گذاری در دستگاه پیام گیر تلفن، به همان اندازه صحبت با تلفن اهمیت دارد.

رعایت موارد زیر به ما کمک می کند ارتباط تلفنی مفید و کارآمدتری داشته بایم.

• قبل از آغاز مکالمه یک یادداشت و یک قلم آماده داشته باشید، نه شما و نه طرف مقابل نباید زمانش تلف شود.
• ایستاده صحبت کردن باعث متمرکز و اقتدار شما می شود.
• تلفن را سریع جواب دهید. ۲ بار زنگ خوردن بهتر از سه بار زنگ خوردن است.
• با گوش راست به تلفن گوش دهید، گوش راست به نیمکره چپ مغز که قسمت منطقی و عقلانی مغز است متصل است (در مورد چپ دستان برعکس است)
• هر تماس را با بیان سلام و معرفی محل کار خودتان شروع کنید. ممکن است مدیریت سازمان و یا شرکت شما الگوی مشخصی برای پاسخ دادن به تلفن داشته باشید مانند.

سلام- شرکت… بفرمایید

• نام تماس گیرنده را بپرسید و در طول مکالمه از آن استفاده کنید.
• با تلفن بطور مستقیم صحبت کنید، فاصله گوشی با دهان شما حداقل ۶ و حداکثر ۸ سانتی متر می باشد.
• هنگام مکالمه هر کاری که تمرکزتان کم می کند انجام ندهید. مانند آدامس جویدن و سیگار کشیدن
• آرام و باوقار باشید. و تصنعی رفتار نکنید. یک شخص تصنعی در پای تلفن همانقدر قابل تشخیص است که در یک ملاقات حضوری
• از واژگان تخصصی و گنگ برای عموم مردم استفاده نکنید.
• خوب گوش کنید آن هم نه فقط به کلمات، بلکه به بار آنها و یادداشت بردارید، یادداشت هایتان در ادامه مکالمه به شما کمک می کنند که نکات مهم را از یاد نبرید.
• هنگامی که تلفن کننده صحبت می کند، با ایجاد آواهایی او را متوجه گوش دادن خود هب صحبت های او کنید.
• هنگامی که تلفن کننده صحبت می کند، از مجلات انگیزشی مانند «همانطور که شما فرمودید» «همانطور که شما اشاره کردید» استفاده کنید.
• اگر لازم است فردی را در حالت انتظار قرار دهید، هرچند لحظه یکبار به او اطمینان دهید که فراموش نشده است و هنگامی که به مکالمه باز می گردد. از تماس گیرنده برای انتظارش تشکر کنید و دلیل آن را توضیح دهید.
• همیشه لبخند داشته باشید. این عمل در صدای شما منعکس می شود و سرانجام ضمن آرزوی وقت خوش برای تلفن کننده- مکالمه را پایان دهید. و اجازه دهید نخست مخاطب گوشی را بر زمین بگذارد.
• چنانچه فرد تماس گیرنده با کسی کار داشت که در آن محل حاضر نبود به او اطمینان دهید که حتماً پیغام ایشان را خواهید رساند.
• وقتی در اتاقی هستید که شخصی در آنجا مشغول تلفن کردن است از آنجا بیرون بروید. و اگر امکانش نبود، سرتان را به کاری مشغول کنید تا طرف مقابل صحبتش تمام شود.
• گوشی تلفن را در محیط کار حداقل هفته ای یکبار با دستمال آغشته به سابلون ضدعفونی کنید.

« یادتان باشد که هر تغییر جزئی در لحن و آوای صدا شما می تواند فرد تا ۹۰درصد خشنود یا ناراحت سازد.»

«صدای هر شخص نماینگر شخصیت درونی وی می باشد. پس سعی کنید لطفاً  خودتان باشید.»

صادق ثقفی اصل

مدرس رسمی سازمان فنی و حرفه ای کشور

رشته مدیریت هتلداری و گردشگری

همه ما انسان ها تا حد زیادی ادعای استفاده درست از دستگاه تلفن را داریم ولی این در حالیست که پس از مطالعه این مقاله تازه پی می بریم که تا کنون به چه میزان از دستگاه تلفن در گفت و گوی های خود استفاده مطلوب داشته ایم. پس اکیداً توصیه می کنیم که حتماً حتماً مقاله زیر را مطالعه و بکار ببندید.

۱- تعریف یک صدای مناسب پشت تلفن و در دفتر کار

گرم- دوستانه- کاری و اثربخش

۲- پاسخگو باید با درنظر گرفتن موقعیت شغلی مدیر خود صحبت کند.

مشکلات پاسخ گویی تلفن: تلفن شما را از مزایای زبان بدن- میمیک صورت و ارتباط چشمی محروم می کند پس باید با جایگزین کردن لحن مناسب و کلام درست و صریح این مورد را جبران کرد.

۳- با درنظر گرفتن این که کیفیت آوایی افراد با هم متفاوت است و بعضی ها به صورت ژنتیک از کیفیت آوایی بهتری نسبت به دیگران برخوردارند، ولی ارتباط کلامی یک هنر است که می توان با تمرین آن را فرا گرفت.

نکات مهم:

الف) صحبت کردن با تلفن و صحبت کردن، با شخص دیگری در دفترتان کاری نادرست نیست.

ب) وقتی پشت خط هستید تمرکز کنید.

ج) صحیح نیست برای کار اداری با منزل شخص تماس بگیریم. مگر در مواقع ضروری و در صورت تماس عذرخواهی صمیمانه از شخص و همسر ایشان.

د) نحوه پیغام گذاری در دستگاه پیام گیر تلفن، به همان اندازه صحبت با تلفن اهمیت دارد.

رعایت موارد زیر به ما کمک می کند ارتباط تلفنی مفید و کارآمدتری داشته بایم.

• قبل از آغاز مکالمه یک یادداشت و یک قلم آماده داشته باشید، نه شما و نه طرف مقابل نباید زمانش تلف شود.
• ایستاده صحبت کردن باعث متمرکز و اقتدار شما می شود.
• تلفن را سریع جواب دهید. ۲ بار زنگ خوردن بهتر از سه بار زنگ خوردن است.
• با گوش راست به تلفن گوش دهید، گوش راست به نیمکره چپ مغز که قسمت منطقی و عقلانی مغز است متصل است (در مورد چپ دستان برعکس است)
• هر تماس را با بیان سلام و معرفی محل کار خودتان شروع کنید. ممکن است مدیریت سازمان و یا شرکت شما الگوی مشخصی برای پاسخ دادن به تلفن داشته باشید مانند.

سلام- شرکت… بفرمایید

• نام تماس گیرنده را بپرسید و در طول مکالمه از آن استفاده کنید.
• با تلفن بطور مستقیم صحبت کنید، فاصله گوشی با دهان شما حداقل ۶ و حداکثر ۸ سانتی متر می باشد.
• هنگام مکالمه هر کاری که تمرکزتان کم می کند انجام ندهید. مانند آدامس جویدن و سیگار کشیدن
• آرام و باوقار باشید. و تصنعی رفتار نکنید. یک شخص تصنعی در پای تلفن همانقدر قابل تشخیص است که در یک ملاقات حضوری
• از واژگان تخصصی و گنگ برای عموم مردم استفاده نکنید.
• خوب گوش کنید آن هم نه فقط به کلمات، بلکه به بار آنها و یادداشت بردارید، یادداشت هایتان در ادامه مکالمه به شما کمک می کنند که نکات مهم را از یاد نبرید.
• هنگامی که تلفن کننده صحبت می کند، با ایجاد آواهایی او را متوجه گوش دادن خود هب صحبت های او کنید.
• هنگامی که تلفن کننده صحبت می کند، از مجلات انگیزشی مانند «همانطور که شما فرمودید» «همانطور که شما اشاره کردید» استفاده کنید.
• اگر لازم است فردی را در حالت انتظار قرار دهید، هرچند لحظه یکبار به او اطمینان دهید که فراموش نشده است و هنگامی که به مکالمه باز می گردد. از تماس گیرنده برای انتظارش تشکر کنید و دلیل آن را توضیح دهید.
• همیشه لبخند داشته باشید. این عمل در صدای شما منعکس می شود و سرانجام ضمن آرزوی وقت خوش برای تلفن کننده- مکالمه را پایان دهید. و اجازه دهید نخست مخاطب گوشی را بر زمین بگذارد.
• چنانچه فرد تماس گیرنده با کسی کار داشت که در آن محل حاضر نبود به او اطمینان دهید که حتماً پیغام ایشان را خواهید رساند.
• وقتی در اتاقی هستید که شخصی در آنجا مشغول تلفن کردن است از آنجا بیرون بروید. و اگر امکانش نبود، سرتان را به کاری مشغول کنید تا طرف مقابل صحبتش تمام شود.
• گوشی تلفن را در محیط کار حداقل هفته ای یکبار با دستمال آغشته به سابلون ضدعفونی کنید.

« یادتان باشد که هر تغییر جزئی در لحن و آوای صدا شما می تواند فرد تا ۹۰درصد خشنود یا ناراحت سازد.»

«صدای هر شخص نماینگر شخصیت درونی وی می باشد. پس سعی کنید لطفاً  خودتان باشید.»

صادق ثقفی اصل

مدرس رسمی سازمان فنی و حرفه ای کشور

رشته مدیریت هتلداری و گردشگری

همه ما انسان ها تا حد زیادی ادعای استفاده درست از دستگاه تلفن را داریم ولی این در حالیست که پس از مطالعه این مقاله تازه پی می بریم که تا کنون به چه میزان از دستگاه تلفن در گفت و گوی های خود استفاده مطلوب داشته ایم. پس اکیداً توصیه می کنیم که حتماً حتماً مقاله زیر را مطالعه و بکار ببندید.

۱- تعریف یک صدای مناسب پشت تلفن و در دفتر کار

گرم- دوستانه- کاری و اثربخش

۲- پاسخگو باید با درنظر گرفتن موقعیت شغلی مدیر خود صحبت کند.

مشکلات پاسخ گویی تلفن: تلفن شما را از مزایای زبان بدن- میمیک صورت و ارتباط چشمی محروم می کند پس باید با جایگزین کردن لحن مناسب و کلام درست و صریح این مورد را جبران کرد.

۳- با درنظر گرفتن این که کیفیت آوایی افراد با هم متفاوت است و بعضی ها به صورت ژنتیک از کیفیت آوایی بهتری نسبت به دیگران برخوردارند، ولی ارتباط کلامی یک هنر است که می توان با تمرین آن را فرا گرفت.

نکات مهم:

الف) صحبت کردن با تلفن و صحبت کردن، با شخص دیگری در دفترتان کاری نادرست نیست.

ب) وقتی پشت خط هستید تمرکز کنید.

ج) صحیح نیست برای کار اداری با منزل شخص تماس بگیریم. مگر در مواقع ضروری و در صورت تماس عذرخواهی صمیمانه از شخص و همسر ایشان.

د) نحوه پیغام گذاری در دستگاه پیام گیر تلفن، به همان اندازه صحبت با تلفن اهمیت دارد.

رعایت موارد زیر به ما کمک می کند ارتباط تلفنی مفید و کارآمدتری داشته بایم.

• قبل از آغاز مکالمه یک یادداشت و یک قلم آماده داشته باشید، نه شما و نه طرف مقابل نباید زمانش تلف شود.
• ایستاده صحبت کردن باعث متمرکز و اقتدار شما می شود.
• تلفن را سریع جواب دهید. ۲ بار زنگ خوردن بهتر از سه بار زنگ خوردن است.
• با گوش راست به تلفن گوش دهید، گوش راست به نیمکره چپ مغز که قسمت منطقی و عقلانی مغز است متصل است (در مورد چپ دستان برعکس است)
• هر تماس را با بیان سلام و معرفی محل کار خودتان شروع کنید. ممکن است مدیریت سازمان و یا شرکت شما الگوی مشخصی برای پاسخ دادن به تلفن داشته باشید مانند.

سلام- شرکت… بفرمایید

• نام تماس گیرنده را بپرسید و در طول مکالمه از آن استفاده کنید.
• با تلفن بطور مستقیم صحبت کنید، فاصله گوشی با دهان شما حداقل ۶ و حداکثر ۸ سانتی متر می باشد.
• هنگام مکالمه هر کاری که تمرکزتان کم می کند انجام ندهید. مانند آدامس جویدن و سیگار کشیدن
• آرام و باوقار باشید. و تصنعی رفتار نکنید. یک شخص تصنعی در پای تلفن همانقدر قابل تشخیص است که در یک ملاقات حضوری
• از واژگان تخصصی و گنگ برای عموم مردم استفاده نکنید.
• خوب گوش کنید آن هم نه فقط به کلمات، بلکه به بار آنها و یادداشت بردارید، یادداشت هایتان در ادامه مکالمه به شما کمک می کنند که نکات مهم را از یاد نبرید.
• هنگامی که تلفن کننده صحبت می کند، با ایجاد آواهایی او را متوجه گوش دادن خود هب صحبت های او کنید.
• هنگامی که تلفن کننده صحبت می کند، از مجلات انگیزشی مانند «همانطور که شما فرمودید» «همانطور که شما اشاره کردید» استفاده کنید.
• اگر لازم است فردی را در حالت انتظار قرار دهید، هرچند لحظه یکبار به او اطمینان دهید که فراموش نشده است و هنگامی که به مکالمه باز می گردد. از تماس گیرنده برای انتظارش تشکر کنید و دلیل آن را توضیح دهید.
• همیشه لبخند داشته باشید. این عمل در صدای شما منعکس می شود و سرانجام ضمن آرزوی وقت خوش برای تلفن کننده- مکالمه را پایان دهید. و اجازه دهید نخست مخاطب گوشی را بر زمین بگذارد.
• چنانچه فرد تماس گیرنده با کسی کار داشت که در آن محل حاضر نبود به او اطمینان دهید که حتماً پیغام ایشان را خواهید رساند.
• وقتی در اتاقی هستید که شخصی در آنجا مشغول تلفن کردن است از آنجا بیرون بروید. و اگر امکانش نبود، سرتان را به کاری مشغول کنید تا طرف مقابل صحبتش تمام شود.
• گوشی تلفن را در محیط کار حداقل هفته ای یکبار با دستمال آغشته به سابلون ضدعفونی کنید.

« یادتان باشد که هر تغییر جزئی در لحن و آوای صدا شما می تواند فرد تا ۹۰درصد خشنود یا ناراحت سازد.»

«صدای هر شخص نماینگر شخصیت درونی وی می باشد. پس سعی کنید لطفاً  خودتان باشید.»

صادق ثقفی اصل

مدرس رسمی سازمان فنی و حرفه ای کشور

رشته مدیریت هتلداری و گردشگری